Privacy verklaring

In deze PRIVACY VERKLARING lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

00. RT-Malou
01. Doel gegevens 
02. Ontvangers 
03. Opslag periode
04. Beveiliging
05. Jouw rechten 
06. Plichten

00. RT-Malou 
Je leest op dit moment de privacy verklaring van RT-Malou. RT-Malou is een Remedial Teaching bureau dat zich richt op het helpen van kinderen tot 16 jaar die kampen met leerproblemen. Denk hierbij aan het geven van advies, begeleiding en het ontwikkelen van hulpmiddelen voor lees- en leertechnieken. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door RT-Malou verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door RT-Malou, neem dan gerust contact op!

01. Doel gegevens
Er worden voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door RT-Malou. Deze worden hieronder toegelicht.

01. Het maken van individuele leerplannen
Om een zo gestructureerd mogelijke begeleiding te borgen wordt er per leerling een individueel leerplan opgesteld. In het plan staan gegevens over de leercapaciteiten van het kind. Denk hierbij aan uitslag CITO toetsen, schoolrapporten en andere toets gegevens. 

02. Het maken van Individuele voortgangsrapporten 
Om periodiek een gestructureerde voortgang te kunnen monitoren en te bespreken met bijvoorbeeld de ouders wordt een individueel voortgangsrapport opgesteld. In het rapport staan gegevens over ontwikkeling van prestatie uitgedrukt in bijvoorbeeld schooltoetsresultaten. Daarnaast wordt door RT-Malou bijgehouden en gerapporteerd aan ouders en betrokken leerkracht hoe het kind zich sociaal emotioneel ontwikkelt tijdens de periode dat er begeleid wordt door RT-Malou.
De rapportages worden periodiek toegevoegd aan het individueel begeleidingsplan.

03. Ontvangen rapportages van derden 
Om een zo goed mogelijk individueel begeleidingsplan te maken komt het regelmatig voor dat rapportages van derden gebruikt worden als input voor het plan. Hierbij kan je denken aan psychologische onderzoeken van bijvoorbeeld de schoolbegeleidingsdienst of OPPU. De gegevens worden digitaal of hard-copy ontvangen en toegevoegd aan het persoonlijk dossier van het kind. Alleen RT-Malou heeft toegang tot dit dossier. 

04. Het opstellen en versturen van declaraties 
Jouw gegevens zoals je naam, oudernaam, adres, e-mailadres, en/of telefoonnummer worden vermeld op de declaraties die verstuurd worden naar de opdrachtgever. Vaak is dit de ouder maar het kan ook de school zijn. De declaratie wordt alleen verstuurd naar de opdrachtgever die ook zorgdraagt voor de betaling.

Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met instanties die aanvullende hulp of ondersteuning kunnen bieden. Denk hierbij aan de school of onderzoeksbureaus.

02. Ontvangers 
De digitale gegevens die RT-Malou ontvangt en verwerkt worden alleen in de interne systemen beheerd d.m.v. leerling administratie met een data-back-up-opslag in Outlook One Drive. Telefoon- en emailgegevens worden ook opgeslagen in het contactadresboek van de mobiele telefoon van Malou Zwollo. Geprinte documenten met persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan opdrachtgever en leerling. Zolang de leerling actief begeleid wordt is er een geprint dossier met aantekeningen beschikbaar in de interne administratie van RT-Malou. Alleen Malou Zwollo heeft toegang tot deze dossiers. Op verzoek kan het dossier altijd ingezien worden door opdrachtgever en leerling.

03. Opslag Periode 
Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door RT-Malou, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren. 

Jouw telefoonnummer, e-mailadres en voor- en achternaam worden opgeslagen in het Outlook adressenbestand van RT-Malou@ live.nl en de mobiele telefoon van Malou Zwollo. De opslagduur van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je altijd laten uitschrijven uit deze bestanden door een mail te sturen naar privacyrt-malou@hotmail.com

De individuele rapportages blijven maximaal 7 jaar beschikbaar in de interne administratie van RT-Malou. Dit geldt alleen voor de digitale rapporten. De geprinte versies worden vernietigd of overhandigd aan de opdrachtgever zodra de leerovereenkomst beëindigd wordt en de laatste financiële declaratie voldaan is. 

04. Beveiliging 
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt anders dan de geprinte documenten en aantekeningen die beschikbaar zijn zo lang de leerovereenkomst actief is. Je digitale gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. In praktijk betekent dit dat de gegevens alleen toegankelijk zijn via de laptop en mobiele telefoon van Malou Zwollo.

05. Jouw rechten 

01. Recht op inzage 
Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij RT-Malou vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen naar privacyrt-malou@hotmail.com of telefonisch contact op te nemen met Malou Zwollo op telnummer +31621653010 . Je krijgt dan zo snel mogelijk een afspraak om jouw gegevens en rapporten in te zien. De afspraak wordt per mail bevestigd.

02. Recht op rectificatie 
Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door RT-Malou. 

03. Recht op overdracht 
Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij RT-Malou opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient RT-Malou al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij. 

04. Recht op wissen van gegevens 
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij RT-Malou vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.

05. Recht op het indienen van een klacht 
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat RT-Malou niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via het meldloket Autoriteit Persoonsgevens via internet of telefonisch via 088 – 1805 255.

06. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar
Wil jij niet dat RT-Malou jouw gegevens gebruikt en/of verder deelt met derden? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Opdrachtgever heeft hierin het laatste woord bijvoorbeeld in het geval van onmin tussen (gescheiden) ouders heeft de betalende ouder als enige het recht van stopzetten. Het gebruik maken van deze rechten kan via privacyrt-malou@hotmail.com onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

06. Plichten 
RT-Malou verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een administratief belang. Jouw gegevens zullen nooit ongevraagd verstrekt worden aan derden. De gegevens die gevraagd worden om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten van RT-Malou. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om rapporten of afspraken te kunnen versturen. Als deze gevraagde gegevens niet worden aangeleverd, kan RT-Malou de betreffende dienst niet volledig aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met RT-Malou met derde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een aanvullende ondersteuning door een onderzoeksbureau), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

RT-Malou behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer RT-Malou dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van RT-Malou te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens. 

Opgemaakt op 1 juni 2018 te Zeist